Vous avez envoyé un devis la semaine dernière. Pas de réponse. Vous vous dites que vous relancerez dans quelques jours. Puis une réunion, un client urgent, un autre dossier, et le devis disparaît de votre radar. Deux semaines plus tard, le prospect a signé avec quelqu'un d'autre.
Ce scénario, la plupart des dirigeants de TPE et PME le vivent plusieurs fois par mois sans même s'en rendre compte. Non par manque de volonté, mais parce que le suivi de devis repose sur la mémoire et la disponibilité, deux ressources qui font défaut quand l'activité est chargée.
La solution n'est pas de travailler plus. C'est de mettre en place un système qui relance à votre place, au bon moment, sans que vous ayez à y penser.
Pourquoi la relance manuelle ne fonctionne pas durablement
Le problème n'est pas comportemental. Un dirigeant qui oublie de relancer un devis n'est pas négligent, il est occupé à faire tourner son activité. La relance manuelle échoue parce qu'elle demande une décision active à chaque fois : se souvenir du devis, évaluer si c'est le bon moment, rédiger un message adapté, l'envoyer. Multipliez ça par 10 devis en cours et vous comprenez pourquoi les relances passent à la trappe.
Il y a aussi un frein psychologique que beaucoup de dirigeants reconnaissent : relancer quelqu'un qui n'a pas répondu semble gênant. On se dit "je ne veux pas déranger", alors qu'un message de relance bien formulé est perçu comme professionnel et attentionné.
Comment automatiser ses relances de devis avec Make
Make est un outil d'automatisation qui permet de connecter vos applications entre elles et de déclencher des actions selon des conditions précises. Pour les relances commerciales, il s'appuie sur Airtable comme base de données centrale et Gmail pour l'envoi des messages.
L'architecture du système en 4 blocs
Un déclencheur planifié quotidien
Chaque matin, Make se lance automatiquement et interroge votre base Airtable. Aucune intervention manuelle requise, le système fonctionne même quand vous êtes en réunion, en déplacement ou en week-end.
La recherche des devis à relancer
Make filtre votre base Airtable pour identifier les devis en statut "Envoyé" depuis exactement 4 jours sans réponse. Ce filtre est entièrement paramétrable selon vos délais habituels.
L'envoi du mail de relance personnalisé
Pour chaque devis identifié, Make envoie depuis votre boîte Gmail un message personnalisé avec le nom du prospect, la référence du devis et un ton adapté. Le mail vient de vous, pas d'un robot, le prospect ne voit aucune différence.
La mise à jour automatique du statut
Après chaque envoi, Airtable est mis à jour : le statut passe à "Relancé 1" et la date de relance est enregistrée. Le lendemain, le système ne retraitera pas ce devis, il attendra le délai configuré pour la deuxième relance.
La deuxième relance : un message différent
Si après la première relance le prospect ne répond toujours pas, un second scénario prend le relais quelques jours plus tard. Le message est différent dans le ton : plus direct, avec une question ouverte qui invite à une réponse même négative. "Votre projet est-il toujours d'actualité ?" vaut mieux que le silence.
Passé deux relances sans réponse, le dossier est classé automatiquement et votre pipeline reste propre. Vous ne perdez plus de temps sur des opportunités qui ne se concrétiseront pas.
Le même principe pour les relances de factures impayées
Une fois le cycle de devis maîtrisé, la même logique s'applique aux factures impayées. Make surveille les factures dont l'échéance est dépassée et déclenche des relances progressives : un rappel courtois à J+3, un message plus ferme à J+10, un dernier avertissement à J+20. Tout est paramétrable selon votre secteur et vos habitudes.
Ce que ce système ne remplace pas
L'automatisation des relances prend en charge le volume et la régularité. Elle ne remplace pas la relation commerciale humaine. Si un prospect ne répond pas après deux relances, c'est souvent le signal qu'un appel téléphonique ou une action plus personnalisée est nécessaire.
Le système s'occupe des 80% de situations standards. Vous gérez les 20% qui méritent une attention particulière.
Conclusion
Automatiser ses relances de devis avec Make est l'une des actions les plus rapides à mettre en place et les plus visibles en termes de résultats. Chaque devis envoyé est désormais suivi jusqu'à une réponse, sans que vous ayez à vous en souvenir.
Si vous voulez voir comment ce système s'intègre dans un cycle commercial complet, de la capture du lead à la facturation, le diagnostic gratuit est le bon point de départ.